Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre la transparence à l’égard des personnes dont vous traitez les données à caractère personnel.
Une donnée à caractère personnel correspond à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Les tiers ont des droits sur leurs données et peuvent vous demander de les effacer. En cas de non respect de cette demande, vous vous exposez à des sanctions.
Prérequis
- Vous devez disposer d’un Rôle protection de données qui vous donne la Permission de gérer les données personnelles.
- Avant d’effacer les données, assurez-vous que le compte du tiers n’est pas concerné par les documents suivants, toutes sociétés confondues :
– Échéances non lettrées ;
– Acomptes de vente non comptabilisés ;
– Factures de vente non comptabilisées ;
– Bons de livraisons non facturées ;
– Ordres et de remises bancaires en cours de traitement.
Effacement des données à caractère personnel
L’effacement des données à caractères personnel est seulement possible pour : la Comptabilité, le Processus Opérationnel et la Banque Paiement.
Pour supprimer les données personnelles d’un tiers :
- Accédez à la liste des tiers.
Fichiers de base > Tiers > Tiers
- Ajoutez la colonne Personne physique ou morale à la liste.
Cette action vous permet de retrouver plus facilement les personnes physiques. - Ouvrez la fiche du tiers.
- Déroulez le menu Actions ( ).
- Sélectionnez Supprimer les données personnelles.
- Confirmez la suppression :
Saisissez le mot confirmer pour confirmer la suppression. - Validez la confirmation.
La fenêtre Suppression des données à caractère personnel vous rappelle le caractère irréversible de la suppression.
Si vous ne souhaitez plus supprimer les données à caractère personnel, fermez la fenêtre (). - Supprimez les données à caractère personnel de la fiche tiers ().
Un rapport de traitement vous informe de la suppression. - Fermez le rapport de traitement.
Les données à caractère personnel sont supprimées :
- la fiche du tiers est non modifiable et possède le statut Les données personnelles ont été anonymisées ;
- les données à caractère personnel sont remplacées par une suite aléatoire de caractères.
Ce traitement ne supprime aucun document lié au tiers compte tenu de la nécessité de conserver légalement certains justificatifs comptables (factures, justificatifs de paiement,…).
Dans le cas où vous auriez stocké des documents extra-comptables contenant des informations personnelles sur ce tiers nous vous invitons à les supprimer pour être en conformité avec la règlementation.
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